Varför anpassning är bättre än en låst plan

Vi på Cloud Nine blir som allra gladast när vi får jobba agilt. Dels för att vi vet att resultatet blir bättre och dels för att det oftast blir roligare för både kunden och oss.
Ett agilt arbetssätt innebär att projektet är uppbyggt med delleveranser som utgångspunkt. Vad vi landar i vid slutleveransen är inte nödvändigtvis exakt det som diskuterades i projektets början, eftersom innehållet kan komma att prioriteras om och rentav förändras helt.

Vi utgår från två satta parametrar, budget och tidsplan, men planerar för flexibilitet. Tillsammans med kunden sätter vi en MVP (Minimum Viable Product) och hjälps sedan åt att hålla backlogen (projektets önskelista) uppdaterad och prioriterad. Vad som anses vara viktigast kan komma att förändras under resans gång, eftersom vi hela tiden samlar på oss nya insikter.

I de flesta projekt jobbar vi i så kallade “sprintar” med två veckor för utveckling och test, och en vecka för demo, retrospekt och planering/prioritering/estimering av kommande sprintar och backlog. Under varje sprint jobbar vi parallellt med konceptet för nästa sprint. Efter utveckling- och testveckorna visar upp det vi utvecklat för kund och presenterar även konceptet för nästkommande sprint. Kunden behöver inför varje ny utvecklingssprint godkänna det koncept som tas fram. Därefter håller vi ett retrospekt där alla inblandade ser tillbaka på sprinten och utvärderar vad som fungerat bra och vad som kan förbättras till nästa sprint. Vid varje sprintplanering identifierar vi vad som är viktigast för kundens affär, så att det snabbt kan göras till verklighet i nästkommande sprint.

Vi på Cloud Nine jobbar med alltifrån små, lokala aktörer till stora, internationella företag, vilket innebär att vi anpassar projektstrukturen efter kunden. Utifrån dessa erfarenheter har vi identifierat vad vi anser är framgångsfaktorerna för ett lyckat webbprojekt:

1. Ett dedikerat team med en nära dialog – På Cloud Nine så jobbar vi med kundteam, vilket innebär att samma team tar hand om kunden från initialt projekt till förvaltning och optimering av webbplatsen. Det är viktigt att alla i teamet har tydlig förståelse för kundens affär och det bakomliggande syftet för projektet. Vi sitter gärna tillsammans med våra kunder i våra lokaler, där vi brukar inreda ett projektrum så alla i teamet (både från oss och från kund) kan sitta tillsammans. Det här gör att frågor och beslut snabbt kan hanteras. Även kravställningen (som vi gör i ärendehanteringssystemet Jira) blir tydligare, då den nära relationen gör så att vi förstår våra kunder bättre.

2. Tydligt definierade roller från start – Vem är produktägare? Vem är Scrum master? Vilka ingår i teamet? – Genom att i början av projektet tydligt definiera rollerna och vilka som ingår i teamet samt hur dessa roller förhåller sig till övriga intressenter hos kunden eller hos byrån skapar man tydlighet om hur man hanterar frågor under projektets gång. En viktig punkt i detta är att produktägaren internt behöver ha rätt mandat för att kunna prioritera vad som ska utvecklas.

3. Dagliga avstämningar i form av standups – Vi kör korta dagliga avstämningar med team-medlemmarna, där alla får svara på vad det gjort dagen innan, vad som ska göras under dagen och vilka utmaningar som finns framöver. Det enkla formatet gör att man fångar problem i ett tidigt skede.

4. Tydlig kravfångst och definition of done – Innan man startar nästkommande sprint är det viktigt att man definierar sprintbacklogen och vad varje story där har för “definition of done”. Utan detta är det svårt att bli klar med sprintar och man riskerar scope creep, d.v.s. att det man ska göra in en sprint växer och ändrar omfattning.

På en byrå där vi vill arbeta fram riktigt bra lösningar för våra kunder, är ett nära samarbete både internt och externt en självklarhet. Vi suddar gärna i gränslandet mellan oss som leverantör och våra kunder, eftersom vi alla vill samma sak: att skapa smarta, snygga och affärsdrivande digitala lösningar. Här ser vi att det agila arbetssättet hjälper oss att skapa de bästa möjliga förutsättningarna för att ro i land riktigt lyckade webbprojekt.

/Mikael Milberger & Lisa Lindskog, Projektledare på Cloud Nine