Intranet

Framgångsfaktorer för ett lyckat intranät

I början av oktober hade vi på Cloud Nine ett frukostseminarium om faktorer för att planera eller bygga framgångsrika intranät. Genom åren har vi på Cloud Nine utvecklat åtskilliga intranät för en mängd olika företag och organisationer, både i privat och offentlig sektor. I seminariet utgick vi från några av de vanligaste frågeställningarna och hur man bör bemöta dem.

”Varför ska vi ha ett intranät?”

Ett intranät kan ha många olika former och funktioner men bör alltid bottna i användarnas behov. En viktig fråga man måste våga fråga sig är om det verkligen är ett intranät som behövs. Då det finns många lösningar för t ex kommunikation och dokumentlagring är det extra viktigt att veta vad intranätet ska åstadkomma eller lösa för problem. Det finns flera olika sätt för att kunna kommunicera och samarbeta internt, bland annat olika sociala lösningar som Facebook at Work och Slack, som kanske passar användarnas behov bättre. Men i ett sådant fall är det extra viktigt att tänka på riskerna att intern information hamnar i ett sammanhang där obehöriga kan nå den! Sociala kanaler kan också lyftas in som en naturlig del på ett intranät vilket ger en tydlig och samlad ingång till företagets alla kommunikationsvägar.

Ett annat exempel är att använda bottar. Det går att komplettera med bottar för att ta reda på information eller arbeta med automatiserade tjänster.

Bottar
Ett exempel på en bot i Slack.

Man måste våga att arbeta med nya lösningar och tankar för att få ett intranät som är bäst anpassat till sina mål och behov.

Innehållet: inte en fråga om VAD, utan för VEM intranätet är till?

Om organisationen inte tar hänsyn till användaren när planeringen initieras för intranätet kommer det bli svårt att träffa rätt med innehållet, och därmed riskerar man lågt engagemang eller användning. Oftast finns en kravbild från företaget med must-haves d v s affärsstödjande funktioner, krav från HR, ekonomi eller andra avdelningar och enheter, men det är också viktigt att addera gemensamma nämnare och leta efter faktorer som kan förena nytta med nöje. Genom ett grundligt förarbete kan man identifiera det som driver till engagemang och användning och därmed undvika ett outnyttjat intranät efter lansering.

Den digitala arbetsplatsen eller var finns dina medarbetare?

Ett intranät måste stödja medarbetaren i den situation som hen befinner sig i. Den mobila användningen är idag utbredd, både i form av enheter men också tack vare mer flexibla fysiska arbetsplatser. Kanske blir ditt nästa intranät en app? Att använda en app ger tillgång till många inbyggda funktioner som kan kombineras med intranätet, till exempel för en resande säljare som får uppdaterad information baserat på geografisk position.

Ett mobilt intranät kan också behöva offline-stöd eller lösningar för att du som administratör ska kunna fjärrstyra utloggning och skapa blockering för specifika enheter. Däremot bör man tänka på vilken typ av innehåll som kan visas oavsett geografisk plats, för en mobil enhet går ju fysiskt visa för någon annan.

”Vi måste vänta tills intranätet är lanserat”

Olika faser
Lansering måste ske konsekvent så att varken grunden eller målet i projektet går förlorat bland nya funktioner.

I många fall vill man lansera ett helt nytt intranät vid ett och samma tillfälle. Trots att den interna wow-effekten kanske riskerar att utebli är det i de allra flesta fall mer effektivt att lansera efter hand. En lansering av intranätet kan ske i olika faser, och alla tänkta funktioner behöver inte finnas från första början. Istället är det viktigt att hitta den MVP (Minimum Viable Product) som det finns ett skriande behov av eller som kommer engagera användarna mest. Denna lanseras då i först fas för att skapa en beteendeförändring eller arbeta med beteendeförstärkning.

Genom att göra en genomarbetad plan för lansering av intranät i etapper kommer flödet med nya uppdateringar kännas naturligt och inte som en ny inlärningsprocess.

Efter att första MVPn är lanserad är det viktigt att testa kontinuerligt för att se om systemet används på sättet som behövs, om man ser möjligheter till utveckling och om man når de på förhand uppsatta användningsmålen. Det är även viktigt att göra en nollmätning, för att tydligt se vilka effekter det nya intranätet ger.

”Är organisationen beredd?”

Innan man börjar ett intranätprojekt är det viktigt att ledningen har givit tydligt mandat till en projektgrupp som driver utvecklingen samt definierat en budget.

Man behöver också se till att det finns en plan för drift, underhåll och vidare utveckling. Många intranät idag är personaliserade, men det kräver också att det finns ett register som användarinformation kan läsas in från. Video och rörlig bild är till stor hjälp för både utbildning och engagemang men klarar infrastrukturen strömmad video? Var beredd på att ett intranätsprojekt många gånger innebär att krav ställs på den övergripande IT-infrastrukturen.

För att säkerställa innehåll och framdrift behövs en ansvarig redaktör, såvida det inte redan finns en redaktörsorganisation. Ansvariga behöver också få relevant utbildning och tid att sköta för uppgiften över tid. Tänk därför på ditt intranät som en trädgård som efter att den är anlagd behöver vattnas och skötas kontinuerligt för att blomstra!